随着互联网和移动互联网的发展，“一部手机办会”、“只需一部手机走天下”等口号，逐渐被人们所淡忘。但其实在互联网时代，会务工作者的工作不再是简单的接待宾客、传递信息。传统的会议方式会越来越不能适应现代会议需要，而这也正是人力成本居高不下的主要原因。如果能够减少会务人员在接待宾客、传递信息方面出现的失误，不仅能够提升会议质量和水平，而且能为公司带来巨大经济效益，甚至会直接减少人员的开支。那么在什么情况下该如何做降低成本呢？

一、合理安排会议日程

根据各参会人员的活动时间，制定相应的详细日程。如果涉及的人员较多，比如：会议人员超过100人的话，那么就要根据活动流程来确定合理的日程安排。例如：会议开始前一个小时进行网络设计，然后安排主持人、参会嘉宾进入会场准备活动、签到、领取物品等。提前一天联系相应人员准备参会物品和饮料；确定参会嘉宾所需的餐饮；做好会务人员接待等。会议过程中，如果需要与其他部门进行沟通联系，可以通过电话、邮件、 QQ等方式联系。在沟通过程中了解各部门存在的问题以方便他们及时沟通。

二、减少活动场地租赁费用

这是许多会议场地的普遍情况。许多会务公司为降低人工成本，选择租用酒店，如果遇到政府政策的变动，比如地方拆迁、政策改变，那么租用酒店是必须的。除此之外，大部分参会人员也愿意在租赁的场地召开会议。但如果会议场地租赁费用太高了，很有可能会被用来养人或是招揽客户。所以会采用的方法有：租用场地举办会议时尽量找一些小规模的企业举行；大型活动可以请企业提前进行预约，避免由于场地不够而影响会场布置；还有可出租场地给小型会议室或个人举行一个简单而又愉快的会。如果实在不能在活动期间进行租赁的话，还可以事先通过租赁公司与客户协商好价格之后再进行租用。

三、提高工作效率

作为会务工作者，对于会议的现场调度、活动的策划与执行、来宾的服务，都是极其重要的环节。如果这个环节出现问题就会直接影响整个会议的进程。所以减少人力成本的一个重要环节就是提高工作效率。利用现代化办公软件对会议进行全程管理与监督考核，不仅可以提高工作效率、缩短工作时间、节约人力成本，而且还可以有效地保证会务工作质量。

四、降低人力成本

随着会议市场竞争激烈，“能不能让工作人员在最短时间内适应新形态的工作环境”是一个考验会员工作水平的问题。因此，如何解决“人力成本高”，更多考验企业对于工作人员素质的培养和管理。只有不断地提高自身技能水平才能降低工作岗位带来的人力成本。因此企业要重视会务工作人员职业素养的培养和能力提升过程中所存在的问题，不断改善企业人员的素质水平和工作能力，以此降低相应的人力成本。